¿Cuentas con un ecosistema documental en tu empresa?

 

En Latinoamérica hemos pasado de la Era de la Información a la Era de la Gestión de la Información, siendo ésta la capacidad de administrar adecuadamente nuestros datos físicos y electrónicos lo que determinará la supervivencia organizativa en el futuro.

Si la memoria documental dentro de una organización no cuenta con una gestión archivística y se mantiene desconectada de la implementación de procesos internos agregando que no se cuenta con un hábitat idóneo para su resguardo… ¿ADIVINEN EL RESULTADO DE ESTA ECUACIÓN?, Pues si, ¡CAOS!

Esta situación impacta directamente sobre nuestra capacidad de ofrecer un buen servicio al cliente; ralentiza los ciclos vitales del macro ecosistema organizacional, incrementa los riesgos en seguridad y finalmente, compromete los esfuerzos en el crecimiento y evolución de la empresa.

 

Caso de éxito: Implementación de un ecosistema documental: Entidad Bancaria. Brisas del Golf, Panamá

 

“La gestión de los documentos en una organización debe verse desde la arista de un proyecto colaborativo que apunte a la transformación en un mundo con entornos tan cambiantes y competitivos “

 

Definición de Ecosistema:

Wikipedia nos define Ecosistema como la “Comunidad de organismos, seres vivos cuyos procesos vitales se relacionan entre sí y se desarrollan en función de los factores físicos de un mismo ambiente o hábitat”

Entonces de esta definición extraemos que un ecosistema se compone de:

 

Ecosistema Documental

 

 

Si conceptualmente nos llevamos esta definición y la aplicamos en un Centro de Documentación de una empresa, diríamos que:

  • LOS ORGANISMOS: Serán tantas personas conformen la organización. Todos aquellos colaboradores agrupados en comunidades que representan las diferentes unidades administrativas. Éstos deben gozar de unas condiciones básicas para no extinguirse.
  • LA INTERDEPENDENCIA: Viene dada por los elementos, el contenido, los documentos como vinculo esencial entre los organismos.
  • LA INTERRELACIÓN: Surge a partir de una acción administrativa entendida desde tres niveles:
    1. Desde lo administrativo como soporte de las operaciones y actividades de la Organización.
    2. En la Gestión Archivística por ser objeto de creación, tratamiento, uso, recuperación y transparencia.
    3. En la Gestión de Procesos, considerando la memoria documental como el fundamento en la toma de decisiones.

 

En este sentido, un Ecosistema Documental, es más que un conjunto de herramientas técnicas archivísticas, más que una ruma de estanterías oxidadas es más que la tabla de retención; para quienes hayan llegado hasta aquí archivísticamente, es más que torres infinitas de cajas con documentación. Es un entorno funcional que potencia la transformación de la organización.

 

CICLOS VITALES

Los ecosistemas están conformados por diferentes ciclos vitales con sus propias características que hacen parte esencial de la estructura y función de los organismos.

En un Ecosistema Documental se destaca el ciclo vital del documento. La teoría archivística tradicional ha desarrollado de manera exhaustiva el concepto del ciclo vital del documento, definiendo tres etapas o edades, cada una de las cuales es un complemento o sucesión de la anterior.

Estas tres edades han permitido diferenciar tres tipos de archivos:

  • Primera Edad | Pre archivística | Archivos de Gestión
  • Segunda Edad | Archivaría | Soporte Administrativo, fiscal, contable.
  • Tercera Edad | Archivaría histórica | Archivos de valor histórico

 

Otra Conceptualización más reciente de este ciclo vital, divide las edades del documento en producción, tramitación, organización, utilización, disposición y preservación.

Cada una de las acciones administrativas debe apuntar al ciclo o flujo propio del ecosistema para así evitar el desequilibrio o pérdidas en el proceso de gestión documental.

GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión de los documentos se fue introduciendo de manera paulatina entre la comunidad archivística y principalmente entre los académicos quienes consideraron que sus conceptos permitían abordar la problemática documental no solo desde la óptica de los archivos históricos sino desde la importancia de los archivos administrativos y los archivos de gestión.

A partir de estos sucesos, una de las contribuciones que mayor efecto se ha tenido sobre la gestión documental y la archivística es la aplicación de los conceptos de calidad en la planeación de un ecosistema documental. En los últimos años, organizaciones como ISO han venido definiendo un conjunto de normas y estándares relativo a la documentación, pero no solo desde el punto de vista de los denominados registros de calidad, sino desde una visión holística de la documentación.

Entonces, las características de un ecosistema documental se verán condicionadas por factores del entorno externo (legislación, normas) y del entorno interno (estructura, procedimientos). La interacción de tales factores da origen a una especie de código genético, de esta información genética puede ser intervenida con el fin de analizar diferentes indicadores en el macro ecosistema organizacional.

 

Implementar, operar y mejorar un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) exitoso, que les permita a las organizaciones alcanzar la eficiencia empresarial, la rendición de cuentas, la continuidad y la gestión del riesgo.

NORMA ISO 30301 GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

 

 

Vista interna del Sistema avanzado de archivo de una Financiera. Av. Perú, Panamá 

 

Vista del Sistema avanzado de archivo de una Firma Jurídica. Santa María Business District , Panamá 

 

UN ECOSISTEMA DOCUMENTAL DEBE:

  • Ser saludable desde el punto de vista de las políticas corporativas que definen y esquematizan la interrelación de los organismos.
  • Estar equilibrado y esto parte de los niveles de cooperación que exista en el macro ecosistema organizacional.
  • Ser sostenible a partir de la planificación y diseño de ese hábitat que soporte la función archivística, por lo que se vuelve resolutiva la intención de invertir en el activo, y el archivo es un activo irrefutable, No se puede obtener resultados al nivel de la demanda que se nos presente sin una inversión previa.

 

El ecosistema documental debe convertirse en un tema de cultura organizacional y llevar a cabo cada acción de manera planificada sin dejar oportunidad a la improvisación.

 

Queremos agradecer y dar gracias a la Lcda. Claudia Chávez por las recomendaciones en medio de la realización de este primer volumen. Siempre es bueno saber que podemos contar con personas tan profesionales como usted ¡Muchas gracias!

 

En el volumen 2 nos adentraremos a este término ECOSISTEMA DOCUMENTAL estudiando cada factor Que lo compone, empezando por Los Organismos.

Hasta el próximo mes…